ビジネスで欠かせないメールのやりとり。皆さんはメール文の最後の「署名」に注目されたことはありますか？この場所、大企業でも意外と個人の自由になっているケースが多いので、装飾にこだわる方などパーソナリティを感じられ面白いですね。
この”ささやかな”スペースは、控えめながらもPRには効果的であり、ブランディングにとっても重要な場所なんです。

今回は、意外と効果絶大？！な署名欄のキホンとNG例、そして無料で作成できる著名ツールサービスをご紹介します。

1. メール署名のキホン

署名は「誰が書いたものか」を伝えるサインです。
メールの署名は、「このメールは、私本人が書いてますよ」ということを示す、証明になるものです。

メールを受信する側も、署名があると、どこの誰のメールなのかがわかり、その後のコミュニケーションが円滑になりますよね。特にコロナ禍以降はメールをはじめとしたオンラインでの営業も増えていると聞きますが、直接会うことができない相手には、署名が名刺の役割も果たしてくれます。

そして、署名には自分のメールアドレスはもちろん、公式サイトのURLなど、社外の方にとって必要になる情報を載せましょう。
主な項目は以下となります：

会社名
部署名
役職名
名前
会社所在地
電話番号
メールアドレス
公式サイトのURL など

さらに、メールの署名は、ささやかながら立派なブランディングの手段になります。この小さなスペースには、ロゴやコーポレート（ブランド）カラー、統一されたフォントなどを使用することで、メールでコミュニケーションする様々な相手先に同一のブランドイメージで記憶してもらうことが可能になります。

以上をまとめると、メール署名の役割には以下の3つが含まれます：

本人証明
適切な情報提供。
企業のブランディング

メールの署名は上述したようにメール上の名刺といえますので、掲載情報が従業員によって過不足があったり、デザインに統一性がなくブランドイメージを損なっていないかなど、一度確認してみましょう。

2. 署名の日本と海外の違い

日本のメールの署名は「会社名（所属団体名）」から記載する人が多いのではないでしょうか？一方、海外では「名前」を最初に記載するのが基本になっています。
一般的な順番は以下となります：

名前
役職名
部署名
会社名
会社所在地
電話番号
メールアドレス
公式サイトのURL など

英語圏のメール署名では、中身は日本とほぼ同様なのですが、一般的にはじめに記すのは会社名ではなく個人名です。その次に役職や部署名、会社名と続きます。

そこは文化の違いが大きいと思いますが、英語圏では「会社の中の誰か」というより、「その人がそこ（会社）で何をやっている人か」ということを重視する傾向にあるからだと思います。私自身の経験でも、アメリカでは初対面の相手から「あなたは何をやっている人？」と聞かれる機会は多いですが、「あなたはどちらにお勤めですか？」とは聞かれたことがありません。

ちなみに海外からのメールの署名欄に、「He/Him/His」や「She/Her/Hers」、もしくは「Mr.」や「Ms.」と書かれているのを見たことがありませんか？
これは相手側が返信の際に「私のことはHeという代名詞で呼んでね」という意思表示になっています。

例えば、「Alexさん」など、男女共に使われる名前の場合、署名欄に「Mr.」とあれば、返信する側は迷わず「Dear Mr. Alex」と書けるため親切ですよね。
また、日本に馴染みのない海外の人にとっても、日本人の名前は男女の区別がつきにくいため、海外とのやり取りが多い場合は、このような意思表示も記載しておくと便利でしょう。

※ただ、それを公にしたくない人もいるため、これはビジネスルールというより、あくまでも配慮の範囲と捉えておくと良いと思います。

3. NGな署名とは？

署名欄には必要な情報は記載すべきですが、情報過多になってしまって、かえって見づらいメールにならないよう注意が必要です。
メール署名における主なNG例を3つ挙げました：

過剰な装飾
縦に長い
機種依存文字の使用

1．過剰な装飾

メールの署名ルールを決めていない組織の場合、各人が自由に署名欄の枠をデザインしたり、専用のテンプレートを使って各々の好みで使用していることが多いのではないでしょうか。

ただ、メールの署名の目的は「正確な情報を相手に伝えて円滑なコミュニケーションを図ること」なので、”過剰”な装飾はビジネスにおいては不適切な場合もあります。謝罪のメールを送るのに、「♪」や「☆」などの賑やかな装飾の署名だったら、受け手側は「心から反省してなさそう…」と思うでしょう。

そこはブランディングにも影響してくるため、自社にとっての最適な見せ方を考えてみてほしいと思います。

2．縦に長い

メールの本文は一言で済んでいるのに、やけにボリュームたっぷりで縦に長い署名を返信の度に付けられるとストレスに感じる方は少なくないでしょう。メールを見返す際にスクロールが余計に長くなったり、メールのスレッドをPDFで保存、もしくは印刷する場合もあり得るため、縦に長過ぎる署名は配置を工夫するか、本当に相手にとって必要な情報かを整理してみましょう。

―ちなみに・・・ラリーが続く相手に毎回署名はつけるべき？

何度もラリーが続いている1件のスレッド（最初のメッセージから最新の返信の一連のやりとり）内における、相手への返信であっても、その都度署名を入れた方が相手にとって親切だと思います。

なぜなら、メールは後で見返し、確認する必要が生じたとき、ひと目でどちら側のメッセージなのかが分かるからです。TOに複数人が含まれている場合も、「誰からのメッセージか」が明確になっていれば、混乱を避けられるでしょう。

「1. メール署名のキホン」でご紹介した、情報がフルに揃った完全版の署名は最初のメール作成時にのみ使用し、その後の返信では自身の名前と電話番号、メールアドレスなどの簡易版にすると、メール自体もすっきり見えるのでお勧めです。

3．機種依存文字の使用

機種依存文字とは、パソコンの機種やOSといった環境によって文字化けしてしまう文字のこと。例えば「㈱」のような省略文字が該当します。記号の「（）」や漢字の「株」は共通文字なので、「㈱」から「（株）」に変えることで相手側で文字化けリスクを避けることができます。

また、署名欄に「文字コード」（文字や記号などをコンピューターが理解できる形に変換する仕組み）を、世界で最もポピュラーな文字コードとされる「UTF-8」にすると文字化けを防げます。
方法は、署名欄に「⌘」や「◎」「♡」という記号を入れておくだけ。これで文字コードが自動的にUTF-8に設定されます。
文字化けはMacとWindows間のメールのやりとりでも発生することがあるので、この記号を覚えておくと便利ですよ。

4. メール署名の無料作成ツール

さて、お待たせいたしました！いよいよ本題の署名作成ツールです。
紹介するのはマーケティングサービスを展開する「HubSpot（ハブスポット）」が提供する「Eメール用署名作成ツール」。これを使うとプロっぽいデザインの署名が作れます。

【作成方法】

ステップ①
まずはハブスポットの無料ツールページへアクセスして「今すぐ署名を作成する」ボタンをクリック
https://www.hubspot.jp/email-signature-generator

ステップ②
1つめのタブ、左側に並んでいる「テンプレート」から好みのレイアウトを選択
※テンプレートは後からでも変更できます
※「テンプレートの選択」の下にハブスポットの当ツールへのアクセスリンクも含めるか否かを選択できるスイッチがありますので、不要な方はOFFにしてください（初期設定はONになっています）。